Excelだけでも顧客管理はできる
顧客数が少なく、更新頻度も低い時期は、Excelで十分に管理できます。列を自社業務に合わせやすく、担当者が慣れており、追加費用をかけずに始められるためです。中小企業基盤整備機構のJ-Net21でも、顧客台帳をパソコンで管理する方法の一つとして表計算ソフトが紹介されています。
問題はExcelそのものではなく、件数が増えたときに「誰から連絡するか」の判断が担当者の記憶に依存することです。色付け、備考、別シートが増えるほど、更新した人だけが意味を理解している状態になりやすくなります。
最終取引日だけでは見落とす候補がある
長く取引がない顧客を古い順に並べる方法は簡単です。しかし、今連絡する理由は経過日数だけではありません。最近の顧客でも見積提出後に返答が止まっている場合があります。定期契約の満了が近い顧客や、次回点検の予定日を過ぎた顧客は、最終取引が比較的新しくても確認対象です。
- 見積：提出からの日数、回答状況、最終連絡日
- 更新：契約・保証の残日数、更新済みかどうか
- 再訪：前回作業からの日数、次回予定、サービス区分
- 金額：確定金額ではなく、確認順を補助する金額帯
これらを同じ行に持たせると、「取引が古い顧客一覧」ではなく、「確認する業務上の理由がある顧客一覧」へ変わります。
元ブックは残し、分析用CSVを作る
分析のために顧客台帳の構造を作り直す必要はありません。元のExcelをコピーし、不要な列を削除してCSV形式で保存します。Microsoftの案内にもある通り、CSVで保存されるのは基本的に作業中のシートで、書式や一部機能は保持されません。元ブックへ上書きせず、分析専用ファイルとして保存してください。
- 元のExcelをコピー
- 個人情報・自由記載を除去
- 必要列をCSVで保存
- 候補を確認し元台帳へ戻る
匿名顧客IDがあれば結果を元台帳と照合できます。氏名、住所、電話、メール、契約番号、自由記載は分析用コピーから除外します。
Revenue RecoveryはCRMを置き換えない
日々の履歴入力、商談管理、権限管理、担当者への通知は、Excelや既存CRMの役割です。Revenue Recoveryは、そのデータをCSVで一度確認し、見積・更新・再訪などの候補を点数と理由付きで並べる補助ツールです。候補が出たら元の台帳を開き、すでに対応済みでないか、連絡してよい顧客かを担当者が確認します。
この分担なら、いまの運用を急に変えずに「優先順位付けが役立つか」だけを試せます。サンプルデータでは、20件の架空顧客からTop10がどのように選ばれるかをすぐ確認できます。
顧客リストに売上候補が残っていないか無料チェック
ログイン不要。CSVはブラウザ内だけで処理し、外部サーバーへ送信しません。氏名等を含まないテンプレートも用意しています。
よくある質問
Excel管理はやめるべきですか？
一律にやめる必要はありません。件数、共同編集、履歴、権限管理などに課題が出たときにCRMを検討し、まずは現在の台帳で優先順位付けを試せます。
どの列が最低限必要ですか？
匿名ID、前回作業からの日数、サービス区分、金額帯、見積状況、保証・次回予定・最終連絡までの日数です。空欄があっても分析できますが、データ確認候補になる場合があります。
Excelの色や数式もCSVに残りますか？
CSVはセルの値を中心に保存する形式で、書式や複数シート、数式の機能はそのまま保持されません。元ブックは別に保管してください。
日本語のCSVを読み込めますか？
UTF-8、UTF-8 BOM、Shift-JIS / CP932に対応しています。文字化けの可能性を検出した場合は解析を止めて確認を求めます。
参考資料
本ページは業務整理の一般情報です。顧客への連絡可否や契約上の判断は、元の記録を確認した担当者が行ってください。