見積を出した後の「保留」は見えにくい
見積を提出した直後は担当者の記憶に残っています。しかし返答がないまま数日が過ぎ、別の問い合わせや現場対応が重なると、案件は受信箱や案件台帳の奥へ移ります。顧客側も、社内承認待ち、他社比較、実施時期の再検討、単純な見落としなど事情はさまざまです。返答がないことだけで失注と決めつけることも、受注確度が高いと決めつけることもできません。
そこで必要なのは自動送信ではなく、人が状況を確認するための候補リストです。「見積提出済み」「回答状況が未回答」「前回連絡から一定期間が経過」といった条件を揃えると、今日見るべき案件が分かりやすくなります。
3〜5営業日はルールではなく、確認日の例
たとえば提出から3〜5営業日を最初の確認タイミングに置く運用は考えられます。ただし、これは一般的な参考例にすぎません。緊急修繕、相見積もり、予算会議を伴う法人契約、季節工事では、妥当な間隔が異なります。顧客から指定された返答予定日があれば、その予定を優先します。
「未回答だから即連絡」ではなく、提出日、顧客の予定、最終連絡日、案件金額、対応済み記録を合わせて、人が連絡可否を判断します。
一件ずつ開く前に、CSVで母集団を作る
案件が十数件なら目視でも追えます。件数が増えると、担当者ごとに確認方法が変わり、古い高額案件だけを見たり、新しい案件だけを見たりしがちです。まず顧客台帳や案件管理表から、匿名ID、見積提出日、見積金額帯、回答状況、最終連絡日、サービス区分をCSVへ出します。氏名、住所、電話、メール、自由記載は分析用コピーから除去します。
- Excel・CRMから対象列をCSV出力
- 個人情報と自由記載を除去
- 未回答と経過日数で優先候補化
- 元の台帳で状況を人が確認
Revenue Recoveryは、文章を自動生成して一斉送信するツールではありません。複数顧客の中から、見積追客を検討する順番とその理由を表示します。連絡文案は補助的に表示されますが、契約条件や顧客との経緯を確認してから編集する前提です。
最低限そろえる列
見積追客だけを確認するなら、匿名顧客ID、見積からの日数、見積状況、金額帯、最終連絡からの日数が中心です。前回サービスからの日数や次回予定があれば、再訪候補と重なっている案件も見つけやすくなります。CSVは一つのシートを保存した形式なので、元ブックは残し、分析用コピーを作るのが安全です。
顧客リストに売上候補が残っていないか無料チェック
ログイン不要。CSVはブラウザ内だけで処理し、外部サーバーへ送信しません。まずは架空20件のサンプルで確認できます。
よくある質問
何日後に追客するのが正解ですか？
一律の正解はありません。3〜5営業日は運用例であり、顧客が示した回答予定日、案件の緊急性、業種、過去のやり取りを優先してください。
メール文を自動送信しますか？
送信しません。候補と理由を整理するだけで、連絡するか、どの内容で連絡するかは担当者が決めます。
CRMを導入し直す必要はありますか？
ありません。既存のExcelやCRMから確認用CSVを書き出して使う補助ツールです。
顧客名を入れてもよいですか？
入力しないでください。匿名IDに置換し、氏名・住所・電話・メール・自由記載を除いたコピーを使用してください。
参考資料
本ページは業務整理の一般情報です。契約、法務、施工、連絡可否を判断するものではありません。